役員必見！出席率が低く総会が成立しないマンションで出席率を上げる5の方法

 

 

マンション管理組合の役員をしていて、総会出席率が低く重要な議題が審議できずに悩んでいませんか。

 

総会を成立させるためには出席票（委任状・議決権行使書含む）の提出が一定数必要です。

 

本質としては自主的に出席票が出される文化を持つような管理組合運営を行うことが重要ですが、なかなかそのような運営は労力だけでなく時間もかかることでありすぐには難しいです。

 

この記事では総会が成立しないと管理組合運営に支障をきたしますので、根本的な対策とはいかないまでも、多くのマンションすぐに実施できる総会の出席率を上げる方法を紹介します。

 

5分程度で読むことができ、すぐに実践できる対策が多く、即効性もありますので、最後までお読みいただけると幸いです。

 

 

 

1　マンションの総会が成立しないことは管理組合の運営上大問題

あなたが住むマンションでは総会前になると、「出席票の提出のお願い」と題した掲示や配付がされませんか？

 

このようなマンションでは所有者の管理組合への興味の無さが結果として表れているのかもしれません。

 

総会が成立しないと、次のような運営上のリスクを負います。

 

 

例えば大規模修繕工事を実施するときの決議要件は議決権総数の半数以上の提出があり、そのうえで過半数の賛成があれば承認される普通決議事項です。

 

しかし、管理規約の変更といった特に重要と定められた議案は、議決権総数及び区分所有者総数の各4分の3以上の賛成がなければ承認されない特別決議事項です。

 

管理組合運営に無関心な方が多い、外部に居住している区分所有者が多いマンションで承認されるためのハードルがとても高くなり、承認されないことにより管理組合運営に支障をきたすことすらありえます。

 

さらに、2022年4月から始まった、「マンション管理適正評価制度」や「マンション管理計画認定制度」では管理規約が適切に変更されていることが評価対象になっています。

 

あなたの大切なマンションが世間から評価されず、適切な維持管理ができないような状況にならないために、総会の出席率を上げるための対策がありますので紹介します。

 

 

 

2　総会の出席率を高めるための即効性のある対策　総会出席票の集め方

 

本来であれば区分所有者が管理組合運営に積極的に参加することでこれから紹介する対策を取らずに運営できることが理想です。

 

しかし、現実は何かしらの対策をとっているマンションがほとんどです。

 

複数の対策を実行することで、出席率を上げることができますので、一つずつ紹介します。

 

 

2－1　即効性のある総会出席票の集め方　各住戸の直接訪問

管理組合役員が記入用の出席票を片手に各住戸を訪問します。

 

同じマンションに住む住民同士として効果は抜群で、その場で出席票を記入いただくことで確実に出席率を上げることができます。

 

2－2　即効性のある総会出席票の集め方　電話でのお願い

マンション外部に住む区分所有者が多い場合、直接訪問は困難です。

 

管理会社の協力も得て、電話で外部区分所有者に出席票の提出を依頼します。

 

 

なお、届いてから1週間ほど経過すると、まだ見ていない、そもそも捨ててしまった等、驚くような返答があります。

 

ときには「なぜ提出しないといけないのか」等と言って怒り出す方もいます。

 

このような返答されると権利と義務って…といろんなことを考えてしまいますが、考えても仕方ないので、出席票の集めに集中します。

 

 

2－3　即効性のある総会出席票の集め方　出席票提出のお願い書面の配付

出席票を提出しない方はとにかく管理組合運営に無頓着です。

 

「出席票は捨ててしまった」といったこともよくあります。

 

 

2－4　即効性のある総会出席票の集め方　出席票提出のお願い書面の掲示

掲示板だけでなく、エレベーター内にも掲示します。

 

 

2－5　即効性のある総会出席票の集め方　マンションの館内放送

インターホンを通した館内放送を利用し、朝、昼、夜といったタイミングで、出席票提出を呼びかけます。

 

初めて実施するときはクレームに繋がりやすいですが、毎年恒例（高齢になることが良いかは別）になるとクレームはなくなっていきます。

 

あまり早い時間や遅い時間に行うとクレームに繋がりますので呼びかける時間には配慮が必要です。

 

2－6　即効性のある総会出席票の集め方　管理事務所での呼びかけ

管理会社は出席票の提出状況を把握しているので、未提出の方が来たら、提出を呼びかけます。

 

また、管理員やコンシェルジュがいるマンションでは、驚くほど住民のことを知っています。

 

特にこの管理員さんが呼びかければあの人は言うことを聞いてくれるといったことはあるあるです。

 

 

 

 

3　総会の出席率を高めるための対策　参加しやすい日程を選ぶ

次のような日に総会を開催しないことが重要です。

 

実際に2014年ブラジルワールドカップではコートジボワール対日本戦は10時開始とのころに総会を予定した管理組合があり、「その設定は無いよな」と思ったことがあります。

 

 

4　総会の出席率を高めるための対策　開催日の早期決定と広報

 

標準管理規約では総会の開催通知は開催日の2週間前に行えばいいことになっています。

 

しかし、2週間前に広報されてもすでに予定がある方も多くいます。

 

その場合は「委任状・議決権行使書」で参加すればいいのですが、このような運営を行っていては積極的な管理組合運営の参加には繋がりません。

 

できれば2ヶ月前には総会の日程を決めて広報しておくことが大切です。

 

広報は管理組合ニュースや理事会議事録の配付といったことを行っていれば、それらに記載することに加え、できれば開催日時は先行して掲示をしておくといいでしょう。

 

 

5　総会の出席率を高めるための対策　開催場所の工夫

大型マンションだと会場に参加者が入りきらないというケースを想定して、マンション外部に会場を借りて総会を開催する場合があります。

 

このような場合は別として、不必要に外部に会場を借りていませんか？

 

部屋から出てすぐに会場に行けるということも出席率を上げるためには大切な要素です。

 

当初は出席者が多く外部に会場を借りていたマンションも最近では出席率が落ちてきて、マンションの集会室やパーティールームで開催できるような主席者数になっていませんか？

 

このような場合、マンション内での開催に変更することで実際に会場から参加する人が増えることに繋がります。

 

 

6　総会の出席率を高めるための対策　総会に合わせてイベントの開催

コロナ禍になり、マンション内のイベントの多くは中止となっていますが、またイベントが開催される日はやってくるはずです。

 

次のようなイベントを開催する日に合わせて総会を開催することで出席率は向上します。

 

 

 

まとめ　出席率が低く総会が成立しないマンションで出席率を上げる5の方法

 

本記事を読んでどのように感じましたか？

 

「これうちのマンションで既にやっているよ」ということも多かったのではないでしょうか？

 

一方で、対策の一つでも未実施ということがあれば、出席率を向上させる可能性が残っているということです。

 

大切な財産であるマンションを守るのは区分所有者一人一人の高い意識と行動です。

 

本記事が総会運営方法の見直しに繋がれば幸いです。

 

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