総会

総会の進め方~台本・理事長(役員)を初めてされる方へ~

理事長に向けた総会のシナリオを作成している様子
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本記事では、マンション管理組合の総会が円滑に進行できる台本(シナリオ)を紹介します。

 

この記事はこんな方におすすめ

  • マンション管理組合の理事長で円滑に総会を進行したい方
  • マンション管理組合の役員(理事・監事)で円滑に総会を進行したい方
  • マンション管理組合の総会の進行方法を知りたい方

 

総会は「こう進めなければならない」といった絶対的なものがなく、マンションによって進め方が異なります。

 

マンションによっては、議長、司会進行、集計担当、タイムキーパーなど、役割を分担するところもあれば、小規模マンションで出席者が少ない場合は、ほとんど理事長一人で進めるマンションもありますので、各マンションの状況にあわせてアレンジしてください。

 

また、各議案に詳しい役員が説明や質疑を行うことが望ましく、自主性の強い管理組合ですが、実際のところそのような運営は難しく、管理会社がその役割を担っていることが多いです。

 

そうなると管理組合の主体性が薄まりますが、これは良い、悪いということではなく、管理組合のカラーに合わせて、良い運営方法を探っていけば良いだけだと思います。

 

 

マンション管理組合の総会の台本(シナリオ)

項目 説明者 原稿(規約条文は標準管理規約にあわせています)
挨拶 理事長

皆様、本日はお集まりいただきありがとうございます。

私は、第●期の理事長を務めました●号室:●です。皆様のこの1年間の管理組合運営へのご理解とご協力に、この場をお借りしまして、感謝申し上げます。ありがとうございました。

※以下、必要があれば伝えておきます。

なお、本日の総会議事録を正確に残すために会議内容は録音させていただきます。

ただし、議事録は発言記録ではないため、議事の経過の要領及びその結果を記載して作成することを予めご了承ください。

議長の選出 理事長

総会議長は、管理規約第42条第5項により管理組合の理事長である私が務めます。

その他ポイント

※大規模マンション等では、議長の負担が大きくなるため、議長、司会進行役を分けるパターンもあります。

議事録署名人の指名 議長=理事長

本総会の議事は管理規約第49条に基づき議事録を作成します。

また、その議事録の署名人として、議長である私と、●号室:●理事と●号室:●理事の2名を指名します。

その他ポイント

※標準管理規約では「議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。」と規定されていますが、円滑に進めるためには今期理事を予め指定すると決めておく方が、その後の確認、捺印の手続きのときに進めやすくなります。

総会の成立要件を確認 議長

現在までに確認できている議決権数を報告します。

今からお伝えする数値は、本総会が成立するかを確認するための数値であり、各議案の採決の数値は、後日配付予定の議事録にてご確認くださいますようお願いします。

それでは、総会の開会に先立ち出席者の確認を行います。

当管理組合の議決権総数は ● です。

現在、会場にお越しいただております総会出席者の議決権数は ● です。

また議決権行使書および委任状の提出者の議決権数は ●  です。

よって、合計出席議決権数は ● となり、当管理組合の議決権数の半数以上の出席が確認できておりますので、管理規約第47条第1項により本総会は成立します。

出席者の確認 議長もしくは司会進行

続きまして、今期役員の皆様を紹介します。

●号室:●理事です。(これを繰り返す)…

以上が今期役員の皆様です。

※役員が多い場合などは次のような説明でも良いです。

「今期役員の紹介をさせていただきたいと存じますが、時間の都合上、割愛させていただき、各議案を説明する役員のみ、議案説明のタイミングで紹介させていただきます。」

また、日常管理を委託しております管理会社のスタッフの皆様も運営の補助として出席することをご了承ください。(時間が許せば立場、役職等を紹介する)

議案説明の前の注意事項説明 議長もしくは司会進行

議事に入る前に皆様にお願いと注意事項を説明します。

円滑な議事進行にご理解、ご協力のほどよろしくお願いします。

総会資料は事前に配付しているため、各議案の説明は要点のみとさせていただきます。

質疑は各議案を説明した後、その議案に関する質疑のみ受け付けます。

また、質問者の方はこちらから指名させていただき、スタッフからマイクをお渡ししますので、部屋番号とお名前をおっしゃってからお話ください。

質問をする際には部屋番号と名前をおっしゃってから1回につき1つの質疑をお願いします。

時間の都合上、途中で質疑を終了する場合があります。

その他ポイント

~毎年の総会の状況等を踏まえて説明したほうが良い事項としては以下の項目があります~

・円滑な議事進行の妨げになると判断した場合、質疑を受け付けないもしくは退席を命じることがあること。

・各事案の質疑は●分として区切ること。

・同じマンションに住む者同士、向き合わず同じ方向を見てマンションを良くするために議論したいこと。

・総会終了後、時間があれば意見交換会等を設けること。

各議案説明 議長もしくは司会進行から説明者

それでは●ページをご覧ください。第●号議案、「●の件」です。

説明は●理事からお願いします。

………以上が、本議案の説明です。それでは質問のある方は、挙手のうえ、質問者の方にはマイクをお持ちしますので、マイクを受け取られましたらお部屋番号とお名前をおっしゃってから、1回につき1つの内容にて質問をお願いします。

……………質疑応答……………

(質疑が終了した頃合いを見計らって)それでは採決をとらせていただきます。

本日ご出席いただいている組合員の方で、

………賛成される方は挙手をお願いします。

………反対される方は挙手をお願いします。

………棄権される方は挙手をお願いします。

その他ポイント

※出席者が多い場合は、数えることに時間を要しますので、賛成は厳密に数えず、反対、棄権から逆算して賛成数値を出す方法がお勧めです。もしくは賛成多数とする場合もあります。

ありがとうございます。現在、集計しておりますので、しばらくお待ちください。

【集計担当から集計結果を議長に渡す。】

賛成 ● 反対 ● 棄権 ● 以上、賛成多数により、本議案は承認されました。

その他ポイント

※集計に時間を要する場合は「正確な数値は議事録に記載します。」として議事を早く進める方法がある。

※万が一賛成が過半数に満たなかった場合は、「賛成が規定数に満たなかったため、本議案は否決されました。」とし、継続審議になりそうな否決の場合は、「本日いただいたご意見を新理事会にて改めて検討いただきます。」とする。

※特別議案の場合は、議決権総数及び組合員総数のそれぞれ4分の3以上を満たしているかを報告する。

全議案終了後 議長もしくは司会進行

以上で、本日の通常総会は閉会します。

円滑な議事進行にご協力賜りありがとうございました。

なお、新役員に選ばれた方は、今後のスケジュール等のご案内がありますので、もうしばらく会場に残ってください。

その他ポイント

※新理事長候補が決まっているなら、新役員を代表して挨拶をいただきます。

その後、理事長から今期1年間のお礼等の挨拶を行うとしっかり締めることができます。

 

 

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