理事会

理事会の進め方~マンション管理組合理事長に向けた台本と注意事項~

理事長に向けた理事会のシナリオを作成している様子
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理事長に就任された方で会議の進行に慣れている人は少ないと思います。

 

また、当日の進行だけでなく、そのための準備等、一般的な流れも分からないまま、自らが議長となり適切な運営を行わなければなりません。

 

標準管理規約をベースに理事会の開催に向けた準備や当日の進め方、さらには注意事項等を、新任理事長にお届けします。

 

この記事はこんな方におすすめ

  • マンション管理組合理事長に就任された方
  • マンション管理組合理事長に興味がある方
  • マンションの理事会運営に興味がある方
 

 

 

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1 マンション管理組合の理事会とは?

理事会とは標準管理規約52条に規定されている組織で、理事で構成(監事は含まれないので注意)されます。

 

理事会ではマンションの維持管理の状況の確認から、課題の解決方法等を話し合い、資産価値の維持、向上に努めます。

 

そして、理事会は、「標準管理規約第53条:理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する。」と定められています。

 

つまり、理事が総勢10名いるのであれば、5名の出席で成立します。また、5名の出席で成立した理事会では3名の賛成があれば、理事会の決議が可能となります。

 

※理事会で決めることができること、総会で決めなければならないことは、それぞれ標準管理規約の54条と48条に定めがあります。

 

 

2 マンション管理組合の理事会の開催頻度は?

理事会の開催頻度は決まっていませんが、招集手続きに関しては、総会の招集手続きを準用するとされており、開催の2週間前までに日時、場所等を案内する必要があります。

 

ただ、理事会を終了する際に、次回の開催予定を決定することが多く、実際にはリマインドとしての案内になっているかと思います。

 

一般的にはマンションの規模が大きくなればなるほど、月1回の開催頻度に近くなり、小規模マンションであまり問題をかけていない場合、年2~3回の開催頻度となる管理組合もあります。

 

※大規模マンションは理事会の前に、主要理事が集まり議題を擦り合わせておくことや、小規模な委員会を設立し、理事会当日の議事進行がスムーズに進むように組織を構成することも多くなります。

 

 

 

3 マンション管理組合の理事会に向けた準備

理事会を円滑に進めることができるかは、事前準備にかかっていると言っても過言ではありません。

 

理事長が自ら議題を設定し、進行するということはできなくはありませんが、よほどプライベートの時間に余裕があり、管理組合運営に精通していないと難しいです。

 

そこで、重要となってくるのが、管理会社のフロント担当です。フロント担当とは議題と方向性を擦り合わせておくことにより、当日の進行がよりスムーズなものとなります。

 

特に大規模マンションではこの事前のやりとりが大変重要となり、当日の進行に大きな影響を与えます。

 

初めて理事長に就任される方は、ぜひとも事前にフロント担当者と議題内容と資料を擦り合わせておいてください。

 

※状況によっては副理事長等も含めての事前の擦り合わせが重要となります。

 

資料を理事会開催の数日前に配付しておくことで、当日の進行をスムーズにする方法もありますが、これは議題によっての対応や他の役員の意向を確認して決定することをお勧めします。

 

 

4 マンション管理組合の理事会当日の役割分担

議長は理事長が務めます。必ずしもこれが正解というものはありませんので、次の役割分担から管理組合に合わせた進め方を選んでください。

 

理事会当日の役割分担のパターン

  • 進行・説明を全て理事長(もしくは担当役員)
  • 進行は理事長で、説明は管理会社
  • 進行・説明を全て管理会社

 

 

5 マンション管理組合の理事会当日の台本(進め方、流れ)

理事会当日の進め方

  • 理事長の挨拶
  • 理事会議事録作成の手順を確認
  • 李位階の成立要件を確認
  • 議案説明の前の注意事項を説明
  • 議案審議と決議
  • 全議題終了後

 

5-1 理事長の挨拶

理事会に参加いただいたことに関して、感謝の意を述べ、開催を宣言します。

 

※同じ理事同士で感謝まで伝えるのかとのご意見はあるかもしれませんが、述べておいた方が無難です。

 

5-2 理事会議事録作成の手順を確認

議事録は書記理事が作成する場合もあれば、他の理事が分担して作成することもあります。

 

また、管理会社が作成するという場合もあると思いますので、議事録案の確認の手順(理事会終了後から●日を目途に書面で回覧・メールで回覧等)と署名・押印を誰が行うかを確認しておきます。

 

5-3 理事会の成立要件を確認

理事会は、理事総数の半数以上が出席しなければ成立しません。そのため、出席状況を確認します。

 

なお、理事会に遅れて参加される人がいます。

 

ココの進め方が重要

その場合、もしその理事の影響で、開始時には理事会が成立していないものの、その理事が出席すれば理事会が成立するような状況であれば、決議事項を後回しにして、報告事項を先行し、理事会の成立要件を満たした段階から決議を行うという方法があります。

 

理事会に出席している理事の数は成立要件を満たさないものの、「欠席理事から委任状をもらっているので大丈夫」という運営をしている理事会があります。

 

理事は総会で各区分所有者から委任を受けた状態です。その理事がさらに委任をすることは原則NGです。

 

ココに注意

それでもこの運用をしたいというのであれば、最低限、管理規約にその運用を認める規定をしておくべきですが、そもそも無効となる可能性もありますので、理事会での理事から他の理事への委任状の採用は避けるべきです。

 

ただし、決議をするためではなく、欠席理事が決議した事項に関し、後から物言いをすることを防止するために「決定事項に異議申し立てはしません」との書面をもらっておくことは心理的抑止効果に繋がることもありますので、状況にあわせて運用を検討してみてください。

 

5-4 議案説明の前の注意事項を説明

だらだらと長い理事会では、理事会を開催する度に出席者が減っていく可能性があります。

 

そのためには円滑な理事会運営が必要なります。

 

「本日は●時に終了したい」といった時間目標や、「資料は事前配付しているので、事前に確認してきたことを前提に進める」といったことの共通認識を持ち、効率化を図ります。

 

5-5 各議案審議と決議

理事長(担当理事含む)や管理会社からの説明の後、質問時間を設けます。

 

報告事項は構いませんが、決議事項は、必ず出席理事の賛成・反対の意思を確認してください。

 

雰囲気に流されて特に意見が無いのでどんどん進めてしまう場合もありますが、区切りをはっきりとさせておきましょう。

 

5-6 全議題終了後

理事会で決定したこと、次回理事会までに確認しておくこと、そして、次回の理事会開催日を決定して理事会を終了します。

 

 

まとめ マンション管理組合理事会の進め方

本記事のまとめ

  • マンション管理組合の理事会とは?
  • マンション管理組合の理事会の開催頻度は?
  • マンション管理組合の理事会に向けた準備
  • マンション管理組合の理事会当日の役割分担
  • マンション管理組合の理事会当日の台本(進め方、流れ)

 

新任理事長は何かと不安です。

 

様々な進め方がありますが、マンション内の理事長経験者や管理会社のフロントに理事会運営方法を確認して、円滑な理事会運営を実現してください。

 

就任当初は不安に思うことや面倒に思うこともあると思いますが、マンション内での知り合いも増えますし、管理会社等とも付き合うことによって、見えていなかったものが見えてきます。

 

理事長を務めることは、良い経験になりますので、前向きに取り組んでみてください。

 

参考に次のようなことも書いています。ご覧いただければ幸いです。

 

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