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総会の進め方~マンションの理事長に向けた司会進行方法と注意事項~

総会の司会進行と注意事項を考えてメモをする準備
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管理組合の理事長に就任された方で会議の進行に慣れている人は少ないと思います。

ましてや、理事会ではなく、出席者の多い総会となると緊張をしますが、それでも自らが議長となり適切な運営を行わなければなりません。

今回は、総会の進め方が不安な理事長のお役に立つことができればと思い、標準管理規約をベースに総会の台本(司会進行方法の概要)と注意事項を紹介します。

 

こんな方におすすめ

  • マンション管理組合の総会の進め方を知りたい理事長や管理組合役員
  • 総会の開催が近くなってきた理事長や管理組合役員
 

 

 

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1.総会開催にあたってのマンション理事長の挨拶

まずは、総会に出席いただいたこと、一年間の管理組合運営への理解、協力について感謝の意を述べます。

また、議事録作成のためにボイスレコーダーを使用する場合、この時点でそのことを参加者に伝えておく必要があります。

 

 

2.総会の議長=マンション理事長の選出

理事長が議長となることを宣言します。

稀に理事長以外が務めるとしているマンションもありますので、管理組合の伝統や管理規約に応じて対応してください。

 

 

3.総会議事録の署名人(理事長+2名)

管理規約に基づき、総会議事録を作成することを宣言します。

あわせて、議長の他に2名の総会に出席した組合員に議事録の確認と署名をお願いします。

 

ココに注意

この規定はあくまでも標準管理規約に基づいており、多くのマンションでは、「総会に出席した組合員」ではなく、「総会に出席した“理事”」となっている場合がありますので、注意してください。

 

 

4.総会の成立要件を確認

総会は、議決権総数の半数以上を有する組合員が出席しなければ成立しません。そのため、出席状況を確認して報告します。

 

ココがポイント

ここでの出席の意味合いは「総会に実際に参加している人」、「委任状・議決権行使書を提出した人」、双方の合計です。また、あくまでも議決権総数が焦点となり、組合員数は総会の成立要件には関係ありませんので、ご注意ください。

 

総会に遅れて参加される人がいますので、この場合、総会冒頭で報告した数値から変更となる可能性があります。

この時点での報告は「●時●分現在の数値で、あくまでも総会が成立するかどうかに焦点を当て、最終数値は議事録で報告する旨」を宣言されておくと議事が円滑に進みます。

 

特にご意見番のような方がおられ、「今いる人数と合っていない」との意見を未然に防ぐためにも有効な方法です。

 

 

5.総会に出席=参加している者の確認

今期役員を紹介します。

大規模マンションで役員の人数が多い場合や会場の都合等がある場合は、総会で議案の説明を予定している人や代表者のみの紹介で構いません。

 

また、管理会社や上程議案に関する関係者(業者等)が参加する場合には、標準管理規約では第45条に理事会が必要と認めた者は総会に出席できるという規定がありますので、こちらを適用し、同席することを報告しておきます。

 

 

6.議案を説明する前に総会の進め方や注意事項を説明

残念ながら総会では自分本位の質問をしたい、理事会を困らせたいという意図が透けて見え、建設的で無い不毛な質疑があります。

そのために、議案説明の前に次のことを宣言することも一つの方法です。

全てを採用する必要はありませんが、参考にしてみてください。

 

ココがポイント

基本的に説明した方が良い事項

☑総会資料は事前に配付しているため、説明は要点のみとすること。

☑時間の都合上、途中で質疑を終了する場合があること。

☑質問をする際には部屋番号と名前を言っていただくこと。

☑質疑は各議案を説明した後、その議案に関する質疑のみ受け付けること。

 
 

さらに詳しく

毎年の総会の状況等を踏まえて説明したほうが良い事項

☑各事案の質疑は●分として区切ること。

☑総会終了後、時間があれば意見交換会等を設けること。

☑同じマンションに住む者同士、向き合わず同じ方向を見てマンションを良くするために議論したいこと。

☑円滑な議事進行の妨げになると判断した場合、質疑を受け付けないもしくは退席を命じることがあること。

 

 

7.各総会議案の進め方と説明の順序

 

おすすめの説明順序

  • 説明者の紹介
  • 議案説明
  • 質疑応答
  • 採決

 

採決のときには普通決議の場合、賛成多数とする場合も多いですが、賛成●名、反対●名、棄権●名として内訳を正確に報告しておく方が印象も良いですし、特別決議の場合にも円滑に対応ができると思います。

 

ココがポイント

決議のタイミングでは出席者が多い場合は、数えることに時間を要しますので、賛成は厳密に数えず、反対、棄権から逆算して賛成数値を出す方法をお勧めします。

 

役員の選出の議案のみ、上記フロートは異なり、一人ずつ名前を読み上げ、その場に立っていただくことや、挨拶をいただくこと、前に出て顔を覚えていただく方法等、その他議案とは異なる方法がありますので、参考にしてみてください。

 

 

 

8.総会の全議案が終了後

新理事長候補が決まっているなら、新役員を代表して挨拶をいただきます。

その後、議長(理事長)から今期一年間のお礼等を含めた挨拶を行い、総会終了します。

 

なお、新役員の皆様には今後のスケジュールを案内する必要があるため、総会終了後、しばらく会場に残っていただくことを案内します。

 

 

 

まとめ 総会の進め方~マンション理事長に向けた司会進行方法と注意事項~

本記事で紹介しました流れと注意点をもとに、以下の関連記事をご確認いただければ基本的な総会運営は問題なくできるはずです。

総会では理事会役員の皆様は緊張されますし、特に話すパートが多い理事長であればなおさらです。

 

この記事がそのような方々の不安を少しでも取り除くことができ、お役に立つことができれば幸いです。

 

 

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