マンション管理組合

マンション管理組合とは?業務、活動内容、管理会社との関係を解説

管理組合 役員 活動

分譲マンションを購入すると、区分所有法の規定により、購入者=区分所有者という位置づけにて、購入者の意志に関係なく「管理組合」に所属することになります。

この管理組合の役割をご存知でしょうか?

結論としては、マンションの共用部分の維持管理を行う組織です。

 

共用部分とはお部屋内の外側と考えれば良いです。

今回は管理組合の役割や、役員就任と一区分所有者に関する権利と義務を解説します。

この記事をきっかけに管理組合活動に興味を持っていただければ幸いです。

目次
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1.マンション管理組合とは?

マンションの所有者=名義人=区分所有者から構成された、マンションの共用部分の維持管理を行う団体です。

マンションを購入すると権利(区分所有権)も持ちますが、あわせて義務(管理組合運営の参画・役員の就任等)も発生します。

共用部分の維持管理の主体は管理組合(区分所有者の集まり)であり、管理会社は、管理組合が行うべき業務の一部を委託されているだけです。

 

エントランスのガラスが割れたときを例に権利関係を説明します。

このガラスを修繕する権利を持っているのは誰でしょうか?

管理会社と思う人がいるかもしれませんが、正しくは管理組合です。

 

ただ、マンションによっては数百世帯が入居しており、その都度、エントランスのガラスをAという会社にいくらで依頼するということの合意を取っていては、いつまでたっても修繕ができません。

そのために理事会(理事長)が判断して、修繕の手配を決定します。

この決定によって、ようやく管理会社が修繕のサポート(業者Aに連絡し発注手続き、修繕費用の支払い等)を行います。

 

この管理組合活動の取り組み姿勢がマンションの良し悪しを決めると言っても過言ではなく、そこに適切な管理会社のサポートが加わることにより、世間で言われる「マンションは管理を買え」との言葉に繋がります。

なお、標準管理規約に定められている管理組合の業務として次のとおりです。

 

標準管理規約 第32条 (業務)

管理組合は、建物並びにその敷地及び附属施設の管理のため、次の各号に掲げる業務を行う。

一 管理組合が管理する敷地及び共用部分等(以下本条及び第48条において「組合管理部分」という。)の保安、保全、保守、清掃、消毒及び ごみ処理

二 組合管理部分の修繕

三 長期修繕計画の作成又は変更に関する業務及び長期修繕計画書の管理

四 建替え等に係る合意形成に必要となる事項の調査に関する業務

五 適正化法第103条第1項に定める、宅地建物取引業者から交付を受けた設計図書の管理

六 修繕等の履歴情報の整理及び管理等

七 共用部分等に係る火災保険、地震保険その他の損害保険に関する業務

八 区分所有者が管理する専用使用部分について管理組合が行うことが適当であると認められる管理行為

九 敷地及び共用部分等の変更及び運営

十 修繕積立金の運用

十一 官公署、町内会等との渉外業務

十二 マンション及び周辺の風紀、秩序及び安全の維持、防災並びに居住 環境の維持及び向上に関する業務

十三 広報及び連絡業務

十四 管理組合の消滅時における残余財産の清算

十五 その他建物並びにその敷地及び附属施設の管理に関する業務

 

 

2.区分所有者の管理組合運営への関わり方は二つ

関わり方は大きく2つあります。

それは、理事会役員としての関わり方と役員ではなく一区分所有者としての関わり方です。

それぞれを紹介します。

 

①理事会役員として

前述したようにマンションでガラスが割れたときなど、その都度、全区分所有者に確認をとることは現実的ではありません。

そのために、日常の管理組合運営を円滑に行うために、区分所有者を代表した人たちから構成される理事会があります。

理事会は理事長、副理事長、会計理事、理事、監事から構成され、組合員=区分所有者のうちから総会で選任されます。

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役職の決定は理事会で行いますが、総会で役員(理事と監事)を選任する際の選び方としては、輪番、本人による立候補、他者からの推薦、抽選の4つがあります。

このうち最も一般的なのは輪番での選任です。

輪番での選任は、小規模マンションであれば数年に1回、大規模マンションであれば、2~30年に1回といった頻度になります。

ご自身の順番が来たら、面倒と思わず、マンションのことを知る機会ですので、ぜひ積極的に理事会に参加してみてください。

 

輪番の例:101号室の次は102号室、その次は103号室と一定の順番で役員が回ってきます。

 

標準管理規約 第35条(役員)

管理組合に次の役員を置く。

一 理事長

二 副理事長 ○名

三 会計担当理事 ○名

四 理事(理事長、副理事長、会計担当理事を含む。以下同じ。) ○名

五 監事 ○名

2 理事及び監事は、組合員のうちから、総会で選任する。

3 理事長、副理事長及び会計担当理事は、理事のうちから、理事会で選任する。

 

②一区分所有者として

普段は全く何もしなくても管理組合運営は理事会と管理会社によって進められていきます。

年に一度、総会が開催されますので、総会への参加がありますが、直接参加できない方は、もしくは参加しようと思わない方は、議決権行使書や委任状の提出をすれば、ほぼ管理組合運営に関わることなく、一年が過ぎていきます。

 

その他、管理組合運営に関わる場合として、受け身のスタンスでは理事会が実施するアンケートへの協力があります。

また、積極的に関与する場合は、日常気になることを理事会に提言するといったことや理事会が設置する専門委員会(よくあるのが大規模修繕委員会)への立候補です。

いずれにしても、自分の財産であるマンションの価値を維持、高めていくことを考えれば、常に関心を持ち、積極的に参加されることが重要です。

 

3.理事会活動と総会の関係

区分所有者の代表で構成される理事会の活動内容を紹介します。

理事会は議題の重さや数によって変わりますが、大規模マンションほど月1回の開催頻度に近づきます。

小規模マンションは数か月に一度という場合が多いです。

 

マンションによっては総会前と総会後というところがありますが、正直、もっと積極的に理事会活動を行った方が良いと思ってしまいます。

理事会ではマンション全体の管理状況(会計管理、駐車場、居住者からのご意見等)を共有して検討することや、清掃や設備点検結果を確認します。

こういった活動を一年間実施し、総決算として総会を開催します。

 

総会では事業・会計報告、次年度の事業計画・予算の決定、来期役員の選出や理事会で決めることができない管理規約の変更等を審議します。

この総会を終了させて晴れて一年の理事会活動が終了します。

そして、新理事会はこの総会で決定した事業計画・予算をもとに運営を行うという流れです。

 

なお、総会で決めなければならない重要な議案があるときには、臨時総会を開催して審議を行うことができます。

総会で決めなければならないとされていることは次のとおりです。

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標準管理規約 第48条(議決事項)

 次の各号に掲げる事項については、総会の決議を経なければならない。

一 収支決算及び事業報告

二 収支予算及び事業計画

三 管理費等及び使用料の額並びに賦課徴収方法

四 規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止

五 長期修繕計画の作成又は変更

六 第28条第1項に定める特別の管理の実施並びにそれに充てるための資金の借入れ及び修繕積立金の取崩し

七 第28条第2項及び第3項に定める建替え等に係る計画又は設計等の経費のための修繕積立金の取崩し

八 修繕積立金の保管及び運用方法

九 第21条第2項に定める管理の実施

十 区分所有法第57条第2項及び前条第3項第三号の訴えの提起並びにこれらの訴えを提起すべき者の選任

十一 建物の一部が滅失した場合の滅失した共用部分の復旧

十二 区分所有法第62条第1項の場合の建替え及び円滑化法第108条第1項の場合のマンション敷地売却

十三 役員の選任及び解任並びに役員活動費の額及び支払方法

十四 組合管理部分に関する管理委託契約の締結

十五 その他管理組合の業務に関する重要事項

 

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4.管理会社の立場と業務

管理員 清掃 イメージ

管理会社は管理組合から一部業務の委託を受けて、委託を受けた範囲で必要な業務を実施します。

理事会役員が管理費等を集金して収支を計算すること、管理員や清掃員を採用し雇用すること、共用廊下の清掃や照明の緩急交換をするといったことは現実的ではありません。

さらに設備の点検といった専門的なことを理事会役員や区分所有者が自ら実施できるケースはほとんどありません。

 

そこで、こういった業務は管理会社に委託して実施しているのが多くのマンションの現状です。

一部、自主管理ということで区分所有者や住民が協力してこれらのことを実施している管理組合がありますが、お勧めできません。

管理会社のフロント担当者と上手く付き合い、積極的にマンションを良くする提案を引き出し、良い意味で管理会社と上手く付き合うことで管理の質を上げることができます。

 

なお、管理会社といっても、三井、三菱といった大手の財閥系や日本ハウズイングや合人社といったデベロッパーという親会社を持たない価格重視の独立系、特定の地域のみで営業している地場の管理会社といった様々な背景を持った会社があります。

どの管理会社がご自身のマンションの要望に応えることができるかを見極めて、「安かろう、悪かろう」にならない管理会社を選ぶ必要があります。

ここで選択を誤ると、選んだ直後は良くても、将来的に必ず問題が発生します。

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5.まとめ

せっかく高いお金を払ってマンションを購入したのですから、その価値はご自身で守って高めていくという姿勢で管理組合活動に参加することが重要と考えます。

管理組合活動は面倒と思うかもしれませんが、会社のように上下関係もありませんし、様々な価値観に触れることができる機会です。

 

この記事が管理組合への理解を深めることに役立ち、皆様が「管理組合活動を楽しむぞ」という姿勢で、積極的に役員に立候補し、組合活動に参画されることを願っています。

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