マンション管理組合の理事会・総会議事録の書き方と注意事項のまとめ

 

マンション管理組合では理事会や総会が終わると議事録を作成します。

 

会社で打ち合わせ議事録の作成をしているといった方以外だとなかなか議事録を作成することに馴染みがありません。

 

特にマンションの総会は、法律の定めに基づいて議事録を作成しなければなりません。

 

本記事は議事録の書き方や注意事項をまとめていて「議案の結果とその要領」がわかりやすい議事録の作成のお役に立つことができると思います。

 

5分程度で読み終わることができますので、どうぞ最後までお付き合いください。

 

 

1　マンション管理組合の理事会・総会議事録の書き方

理事会・総会議事録の作成にあたっては、「議事の経過の要領及びその結果」を記載する必要があり、これを項目別にまとめると次のようになります。

 

議事録は発言記録ではないので、一言一句、発言者の言葉を記載する必要はありません。

 

また、個人情報やプライバシーの観点から、個人が特定されるような書き方は避け、内容によっては議事録に記載する必要もありません。

 

本記事では、区分所有法上作成する義務のある総会議事録をベースに記載項目を紹介します。

 

 

 

 

2　マンションの理事会・総会議事録の作成と配付の流れ

標準管理委託契約書では総会議事録案は管理会社が作成することになっています。

 

自主性が強いマンション管理組合では、書記理事が作成するといったところや、議事録は管理組合が作成すべきものという考えから、管理会社に依頼していないケースがあります。

 

ただ、原案だけでも管理会社に作成を依頼し、提出された議事録案を加筆修正することが効率的で良いと思っています。

 

また、法的に議事録の作成には期限が定められていませんが、議事録は管理組合が保管して、利害関係人の閲覧申請があった場合、それを認める必要があるため、できるだけ速やかに作成する必要があります。

 

そして、作成した議事録はマンション内だけでなく、マンション外部に住む外部組合員にも郵送する必要があります。

 

この送付をもって総会後の一連の流れが終了します。

 

以下、議事録配付までの流れです。

 

 

 

3　マンションの理事会・総会議事録作成の注意事項

 

総会議事録作成にあたっての注意事項をまとめました。

 

 

 

4　マンションの総会議事録作成に関連する区分所有法と標準管理規約

区分所有法や標準管理規約の記載を紹介します。

 

お堅いことを記載していますので、興味が無ければ「まとめ」まで読み飛ばしていただいて大丈夫です。

 

 

 

まとめ　マンションの理事会・総会議事録の書き方と注意事項

 

本記事で総会議事録の書き方や注意事項はお分かりいただけましたか。

 

ごくまれに、発言記録のような議事録を求める方もいますが、そこまでする必要はありません。

 

もし管理組合としてそこまで拘るのであれば、ボイスレコーダーで記録しておき、議事録とともにそのデーターを残しておけば済むことです。

 

議事録は過去を振り返えるときに、重要な議案でどのような質疑があったのかを確認するための大切な資料です。

 

本記事が参考になれば幸いです。

 

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