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マンション管理組合の総会議事録の書き方と注意事項のまとめ

総会議事録の書き方と注意事項を教えている様子
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マンション管理組合では年に一度、必ず総会(区分所有法では集会と表現)を開催しなければなりません。

 

そして、総会を開催した後は、法律の定めに基づいて総会議事録を作成しなければならないだけでなく、管理組合が法的措置を行うときには、裁判所に提出する重要な資料でもあります。

 

今回はこの重要な議事録の書き方や注意事項をまとめてみましたので、「議案の結果とその要領」がわかりやすい議事録の作成のお役に立つことができれば幸いです。

 

 

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1 マンション管理組合の総会議事録の書き方

総会議事録の作成にあたっては、「議事の経過の要領及びその結果」を記載する必要があり、これを項目別にまとめると次のようになります。

 

議事録は発言記録ではないので、一言一句、発言者の言葉を記載する必要はありません。

 

また、個人情報やプライバシーの観点から、個人が特定されるような書き方は避け、内容によっては議事録に記載する必要もありません。

 

総会議事録に記載すべき項目

  • 総会の日時と場所
  • 上程した各議案の見出し
  • 議長の選任と開会宣言
  • 議決権総数、出席議決権数(総会に直接出席、委任状、議決権行使書含む)

    なお、特別議案がある場合は組合員総数、出席組合員数も記載する。

  • 議事録の署名、捺印者
  • 議案毎に、議案名、説明項目と説明者、質疑応答(重要、真っ当なもののみ)、採決とその結果(賛成、反対、棄権のそれぞれ出席、委任状、議決権行使書の内訳)
  • 議長の閉会宣言とその時刻

 

 

2 マンションの総会議事録の作成と配付の流れ

標準管理委託契約書では総会議事録案は管理会社が作成することになっています。

 

自主性が強いマンション管理組合では、書記理事が作成するといったところや、議事録は管理組合が作成すべきものという考えから、管理会社に依頼していないケースがあります。

 

ただ、原案だけでも管理会社に作成を依頼し、提出された議事録案を加筆修正することが効率的で良いと思っています。

 

また、法的に議事録の作成には期限が定められていませんが、議事録は管理組合が保管して、利害関係人の閲覧申請があった場合、それを認める必要があるため、できるだけ速やかに作成する必要があります。

 

そして、作成した議事録はマンション内だけでなく、マンション外部に住む外部組合員にも郵送する必要があります。

 

この送付をもって総会後の一連の流れが終了します。

以下、議事録配付までの流れです。

 

総会議事録の配付までの流れ

  • 管理会社にて議事録案を作成
  • 理事長と総会で議事録署名人として指名した2名が議事録案を確認して加筆修正
  • 修正箇所を擦り合わせて最終版の議事録を作成
  • 署名、捺印のために回覧
  • 署名、捺印後の議事録をマンション内で配付するとともに外部組合員に郵送
  • 議事録の原本は管理事務所にて保管
  • 利害関係人から閲覧請求があったときのための閲覧用としてコピーも一緒に保管しておく(原本を閲覧させることで汚れたりすることを防ぐため)

 

 

3 マンションの総会議事録作成の心得・注意事項

管理組合の総会議事録を作成するためのボイスレコーダー

 

総会議事録作成にあたっての心得やその他注意事項をまとめました。

 

作成の心得とその他注意事項チェックリスト

  • 総会議事録の作成にあたっては、「議事の経過の要領及びその結果」を簡潔に記載する
  • 過去の議事録を参考に書式やフォントを統一する
  • 用字・用語を統一し、総会に出席していない人でも分かりやすい正確な記載とする
  • 後々の言った、言わないのトラブルを回避するために、ボイスレコーダーを使用する
  • ボイスレコーダーを使用する場合は、総会開催の冒頭に、レコーダーを使用することの了承を出席者にとっておく

 

 

4 総会議事録作成に関連する区分所有法と標準管理規約

区分所有法や標準管理規約の記載を紹介します。

 

お堅いことを記載していますので、興味が無ければ「5.まとめ」まで読み飛ばしていただいて大丈夫です。

 

+ 表示 区分所有法第42条(議事録)・第33条(規約の保管および閲覧)

区分所有法第42条(議事録)・第33条(規約の保管および閲覧)

第42条(議事録)  

1 集会の議事については、議長は、書面又は電磁的記録により、議事録を作成しなければならない。

2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録しなければならない。

3 前項の場合において、議事録が書面で作成されているときは、議長及び集会に出席した区分所有者の二人がこれに署名押印しなければならない。

4 第2項の場合において、議事録が電磁的記録で作成されているときは、当該電磁的記録に記録された情報については、議長及び集会に出席した区分所有者の二人が行う法務省令で定める署名押印に代わる措置を執らなければならない。

5 第33条の規定は、議事録について準用する。

第33条(規約の保管及び閲覧) 

1 規約は、管理者が保管しなければならない。ただし、管理者がないときは、建物を使用している区分所有者又はその代理人で規約又は集会の決議で定めるものが保管しなければならない。

2 前項の規定により規約を保管する者は、利害関係人の請求があつたときは、正当な理由がある場合を除いて、規約の閲覧(規約が電磁的記録で作成されているときは、当該電磁的記録に記録された情報の内容を法務省令で定める方法により表示したものの当該規約の保管場所における閲覧)を拒んではならない。

3 規約の保管場所は、建物内の見やすい場所に掲示しなければならない。

+ 表示 標準管理規約第49条(議事録の作成、保管等)

標準管理規約第49条(議事録の作成、保管等)

総会の議事については、議長は、議事録を作成しなければならない。

2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。

3 理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、議事録の閲覧をさせなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。

4 理事長は、所定の掲示場所に、議事録の保管場所を掲示しなければならない。

 

 

まとめ 総会議事録の書き方と注意事項

本記事のまとめ

  • マンション管理組合の総会議事録の書き方
  • マンションの総会議事録の作成と配付の流れ
  • マンションの総会議事録作成の心得・注意事項
  • 総会議事録作成に関連する区分所有法と標準管理規約

 

本記事で総会議事録の書き方や注意事項はお分かりいただけたと思います。

 

ごくまれに、発言記録のような議事録を求める方もいますが、そこまでする必要はありません。

 

もし管理組合としてそこまで拘るのであれば、ボイスレコーダーで記録しておき、議事録とともにそのデーターを残しておけば済むことです。

 

議事録は過去を振り返えるときに、重要な議案でどのような質疑があったのかを確認するための大切な資料です。

この記事が参考になれば幸いです。

 

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