理事会役員に就任した時に、「理事会の回数を減らすことができないかな？」と思った記憶はありませんか？
結論から言えば、ある程度は開催頻度を減らすことは可能です。
今回はデータと事例を基に、理事会の最適な開催頻度を考えるきっかけとなる内容を紹介します。
1.標準管理規約から読み解く理事会の開催頻度
多くのマンション管理組合が管理規約を作成するときの参考にしている標準管理規約の規定から、理事会の開催頻度はどのように解釈できるのでしょうか。
結論としては、最も少ない理事会の開催頻度は年2回です。
その背景としては、同第42条3項では「理事長は、通常総会を、毎年1回新会計年度開始以後2か月以内に招集しなければならない」とされております。
次に同第54条1項と4項では「収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案（1項）」、「その他の総会提出議案（4項）」は理事会で決議すると定められています。
さらに、同第35条第2、3項では、「理事及び監事は、組合員のうちから、総会で選任する（2項）」、「理事長、副理事長及び会計担当理事は、理事のうちから、理事会で選任する（3項）」と定められています。
つまり、年に1回は通常総会を開催する必要があり、その通常総会に提案する議案は理事会を開催して決定しなければならないということです。
そして、「理事」を通常総会で選任した後、理事会で理事長、副理事長、会計担当理事の役職を決定します。
これらの規定から理事会は最低年2回は開催しなければいけない、ということになります。
2.マンション総合調査のデータで最も多い開催頻度は？
国土交通省が実施したマンション総合調査（105、106ページ）の結果では、理事会の開催頻度はどのようになっているのでしょうか。
調査結果のデータ（1,670の管理組合からの回答結果）を読み解きます。
理事会の開催頻度
月に1回：36.5%
2ケ月に1回：25.4%
3ヶ月に1回：24.3%
半年に1回：8.0%
結果からわかる傾向
①築年数が古い方が「月に1回」開催している。特に築40年前後では「月に1回」の開催は60%以上である。
⇒年配者が多い場合は管理組合活動に関心を持ち時間を割くことができ、年齢層が低い方が多い場合は管理組合活動への関心が低いといったことが如実に表れた結果である。
あえて良く言えば、年齢層が低い場合、効率的な理事会運営ができているとも考えることができる。（良く言いすぎでしょうか？）
②総戸数が150戸を超えてくると90%が「月に1回」開催している。
⇒戸数が多ければ検討事項も多くなりがちなので、わかりやすい結果である。
③単棟型29.2%より団地型72.3%が「月に1回」開催している。
⇒団地型は戸数が多く、敷地が広いことが特徴で、権利形態が複雑（全体共用部分と棟共用部分）な場合があるので検討事項が多く、複雑になりがちである。
3.他マンションの理事会開催頻度の事例
多くのマンションで理事会の開催頻度は前期理事会の開催実績がベースとなります。
これは開催頻度を減らすと、「今年の理事会は怠けている」とご意見番からきつい指摘を受けやすいことや、無難に進めるためには前期踏襲とする方が良いからです。
時には理事長の意識が高い場合や、開催頻度を下げると管理会社が手を抜くとの考えから、あえて開催頻度を増やすこともありますが、これは稀なケースです。
性悪説に立つことは構いませんが、役員のやる気や負担を考えたときには、安易に理事会の回数を増やす（もしくは維持する）のではなく、どのようにすれば効率的に運営できるのかという観点で、開催頻度を考えるべきでしょう。
それでは、他マンションの開催事例はどうなのでしょうか。
実例をベースに紹介します。
なお、大規模修繕工事の前後や、修繕積立金の改定の検討が重なると、専門委員会の設立に伴い、理事会の開催頻度も多くなる傾向があります。
| マンション特徴 | 理事会頻度 | その他 |
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大型団地 築40年 1,000戸 |
月に1回 事前打ち合わせ無し |
理事会以外に、毎月「修繕、会計、総務委員会を開催」 |
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複合タワー 築5年 500戸 |
月に1回 理事長、副理事長により理事会1週間前に事前打ち合わせ |
全体理事会（3ヶ月に1回）、商業部会（月に1回）の開催あり。 |
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タワー 築5年 200戸 |
月に1回 事前打ち合わせは理事会当日の直前 |
お盆の時期（8月）やクリスマスイベントの開催がある12月は中止 |
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標準タイプ 築10年 60戸 |
2ケ月に1回 事前打ち合わせ無し |
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小規模 築15年 20戸 |
3ヶ月に1回 事前打ち合わせ無し |
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※いずれも総会前月、翌月は開催することで回数やタイミングを調整。
4.理事会の開催頻度を減らす場合の注意点
理事会の開催頻度は、開催のタイミングと決議事項さえ守れば、減らすことができます。
しかし、理事会で検討すべき案件（クレーム）が出たときにタイムリーな検討ができないといったことや、管理会社からの報告事項を確認する機会が減るといったデメリットがあります。
このような場合に備えて、必要な時には緊急で理事会を開催することの合意や理事会は開催せずとも管理会社からの報告資料を役員で回覧し、理事会役員と管理会社の間でやりとりができる仕組みを導入しておくと良いでしょう。
5.まとめ 最適な理事会の開催頻度
管理会社のホンネとして理事会の開催頻度は減らしてほしいと思っているでしょう。
特に働き方改革が叫ばれる中、開催頻度のみならず開催時間も減らしてほしいでしょう。
これは「管理がしっかりされているのであれば」という前提において、理事会役員も同じ考えでしょう。
理事会の開催頻度、時間の削減は、理事会役員と管理会社の双方が協力し合う仕組みを作り上げることで、実現可能になると思います。
今回紹介しましたデータや事例を参考に、あなたのマンション管理組合に合った理事会運営の実現に役立てば幸いです。