マンション理事会の最適な開催頻度をデータと事例から考えてみた

アシスタント

マンションの理事会の開催頻度って決まっているんですか？例えば減らすことはできますか？

結論から言えば減らすことはできます。

ふどみつ

理事会の回数を減らしたい人も増やしたい人も、今回はデータと事例を基に、理事会の最適な開催頻度を考えるきっかけとなる内容を紹介します。

1.マンション理事会の開催頻度を標準管理規約から読み解く

多くのマンション管理組合が管理規約を作成するときの参考にしている標準管理規約の規定から、理事会の開催頻度はどのように解釈できるのでしょうか。

その背景としては、同第42条3項では「理事長は、通常総会を、毎年1回新会計年度開始以後2か月以内に招集しなければならない」とされていることによります。

次に同第54条1項と4項では「収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案（1項）」、「その他の総会提出議案（4項）」は理事会で決議すると定められています。

さらに、同第35条第2、3項では、「理事及び監事は、組合員のうちから、総会で選任する（2項）」、「理事長、副理事長及び会計担当理事は、理事のうちから、理事会で選任する（3項）」と定められています。

つまり、年に1回は通常総会を開催する必要があり、その通常総会に提案する議案は理事会を開催して決定しなければならないということです。

そして、「理事」を通常総会で選任した後、理事会で理事長、副理事長、会計担当理事の役職を決定します。

これらの規定から理事会は最低年2回は開催しなければいけない、ということになります。

2.最も多いマンション理事会の開催頻度は？

国土交通省が実施したマンション総合調査（105、106ページ）の結果では、理事会の開催頻度はどのようになっているのでしょうか。

調査結果のデータ（1,670の管理組合からの回答結果）を読み解きます。

3.他マンションの理事会開催頻度の事例

多くのマンションで理事会の開催頻度は前期理事会の開催実績がベースとなります。

時には理事長の意識が高い場合や、開催頻度を下げると管理会社が手を抜くとの考えから、あえて開催頻度を増やすこともありますが、これは稀なケースです。

性悪説に立つことは構いませんが、役員のやる気や負担を考えたときには、安易に理事会の回数を増やす（もしくは維持する）のではなく、どのようにすれば効率的に運営できるのかという観点で、開催頻度を考えるべきでしょう。

それでは、他マンションの開催事例はどうなのでしょうか。

実例をベースに紹介します。

※いずれも総会前月、翌月は開催することで回数やタイミングを調整。

4.マンション理事会の開催頻度を減らす場合の注意点

理事会の開催頻度は、開催のタイミングと決議事項さえ守れば、減らすことができます。

このような場合に備えて、必要な時には緊急で理事会を開催することの合意や理事会は開催せずとも管理会社からの報告資料を役員で回覧し、理事会役員と管理会社の間でやりとりができる仕組みを導入しておくと良いでしょう。

まとめ　最適なマンション理事会の開催頻度

管理会社のホンネとして理事会の開催頻度は減らしてほしいと思っているでしょうし、働き方改革が叫ばれる中では、開催時間も短くしてほしいでしょう。

これは「管理がしっかりされているのであれば」という前提において、理事会役員も同じ考えだと思います。

理事会の開催頻度、時間の削減は、理事会役員と管理会社の双方が協力し合う仕組みを作り上げることで、実現できます。

今回紹介しましたデータや事例を参考に、あなたのマンション管理組合に合った理事会運営の実現に役立てば幸いです。

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