管理規約

マンション管理組合の決算月、総会月を変更したほうが良い場合とは

マンション管理組合の決算月、総会月の変更を問いかける画像
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新たに管理組合の理事役員に就任した方は、当たり前のように「自分は〇月の総会で役員に就任したので、来年の同じ月の総会までが任期である。」と思います。

この考えは正しいのですが、実は事業年度終了後、どれくらいのスパンで総会を開催しなければならないかということが決まっており、そのスパンによっては退任までの最後の数ヶ月の大変さが変わってきます。

 

本記事ではマンション管理組合の理事役員だけでなく、管理会社とともに充実感のある管理組合運営が実現できるために必要な総会の開催時期をお伝えします。

 

こんな方におすすめ

  • 総会の開催時期が事業年度終了後に2ケ月以内と定めのあるマンションの理事役員
  • 総会の開催時期が年末やゴールデンウィークといった時期と重なっているマンションの理事役員

 

 

 

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1.マンション管理組合の総会の開催時期

まず標準管理規約を確認すると、第42条(総会)に「理事長は、通常総会を、毎年1回新会計年度開始以後2ケ月以内に招集しなければならない。」との規定があります。

つまり管理組合の総会の時期は管理組合の事業・会計年度ベースに決まります。

 

ココがポイント

この規約をベースに、事業・会計年度が4月1日から翌年の3月末の管理組合を想定すると、総会の開催時期は5月ということになります。

 

 

2.管理組合、管理会社が避けたい2ケ月以内の総会開催

標準管理規約には定められているものの「2ケ月」以内の総会開催は、管理組合にも管理会社にとってもタイトな日程です。

 

総会の開催向けての第一歩は、会計年度が終了した後、管理会社で決算資料をまとめることから始まります。

そして、管理組合の決算月の請求書等の処理をして決算を確定するには、決算終了から2~3週間は必要となります。

 

その後、監事が財産の状況を確認するために、決算資料等を確認すれば、決算月終了から1ケ月程度は時間が経過してしまいます。

さらに理事会を開催して決算を確認、その決算をもとに翌年度の予算を作成していると、決算終了から1~2ケ月程度は過ぎてしまいます。

 

そこから、総会資料を印刷する時間や総会開催の2週間前には区分所有者に総会資料を配付する必要があるため、どうしても決算月終了から2ケ月ほどは時間的余裕が必要となります。

重要な議題がある場合にはさらに周知期間を設ける必要があります。

 

ココに注意

このようなタイトなスケジュールとなることと、昨今の働き方改革を考えれば、ぜひとも標準管理規約の記載を「2ケ月」から「3ケ月」に変更してほしいと願っている業界関係者(管理組合理事役員・管理会社社員)がたくさんいます。

 

ただ、現状多くの管理組合では「3ケ月」になっています。

それはマンションの分譲時には管理会社が管理規約案を提供しており、3ケ月という記載に変更しているからです。

 

しかし、それでも総会を会計年度終了から2ケ月以内と定めている管理組合は一定数あります。

管理会社の働き方改革に協力することにもなりますが、そもそも管理組合役員も楽になる変更のため、管理規約の記載を「2ケ月」から「3ケ月」に変更する管理組合が増えることを切に願います。

※事業年度が4月~3月、6月総会を想定したスケジュール。

3月

4月

中旬

4月

下旬

5月上旬~

中旬

5月下旬~

6月上旬

6月中旬~

下旬

決算月

決算資料完成

監事の監査

理事会

総会資料配付

総会

 

 

3.マンション管理会社の本音・実は避けたい総会の開催時期

世間一般の管理組合では、毎年3月を決算月としているところが多くあります。

これは、デベロッパー(事業主)による、マンションの新築分譲が年度末である3月に集中することが主要因です。

 

ココがポイント

そのため、毎年3月に各マンションの決算月が集中し、その後、新会計年度開始後2~3ケ月以内である5月や6月に総会開催月が集中することにより、管理会社が管理組合に提出する決算資料の作成時期が重なります。

 

このことから管理会社の従業員に一時的に大きな負担となっていますので、決算月そのものも管理会社にとっては変更してほしい場合が多くあります。

管理組合には、管理会社都合との考え方を忘れて、世の中(管理会社)の働き方改革に協力する姿勢に賛同を示してほしいです。

業界関係者の目線(管理会社目線)で記載していますが、管理組合役員の皆様もタイトに動かなければなりませんので、管理組合、管理会社の双方にとってメリットのある変更です。

 

 

まとめ 管理組合の決算月、総会月の変更

「管理会社の都合にお客様(管理組合)が合わせなければならないのか?」、「管理会社の都合をお客様(管理組合)に押し付けるべきでない。」という意見もあろうかと思います。

しかし、このような積み重ねが、業界を良くしていく、そして、働き方改革を実現していくうえで、重要なことだと思っています。

 

この記事を読まれた管理組合役員の皆様が、管理会社に協力し、働きやすい、住みやすい社会を実現していくためにも、管理規約を変更し、決算月や総会月を変更することに積極的に協力いただける日が来ることを願います。

 

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