理事長

マンション管理組合の理事長になったら知っておきたい仕事内容とスケジュール

スケジュール、時間を意識させる写真
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マンション管理組合の理事長というと、ほとんどの方が「何とかして回避したい」、「誰かやってくれないかな?」と考えます。

特に役職決めのときの理事会の雰囲気は、「先に話し出したら理事長にさせられる」といった考えから、ほぼ話し出す人はいません。

そうは言っても理事長は決めなければなりませんが、人は先が見えないと不安です。

 

今回は理事長としての日常的な仕事内容と、1年間の活動スケジュールを紹介します。

1年後の理事長の退任というゴールを見据えることで、少しでも理事長に就任された方の不安を消すことができれば幸いです。

 

こんな方におすすめ

  • マンション管理組合の役職の決定を控えている方
  • マンション管理組合の理事長になってみたい方
  • マンション管理組合の理事長になりたくない方
  • マンション管理組合の理事長の仕事を知りたい方

 

 

 

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1.マンション管理組合の理事長が実施する日常の仕事

理事長の日常の仕事と言えば、管理会社とのやりとりの一言に尽きます。

管理会社はマンションで何か起きた時には、まずは理事長に報告、相談を行います。

 

理事長と管理会社とのやりとりといっても、その内容は多岐にわたりますが、多くは管理会社にお任せできます。

 

ココがポイント

ただ、時には書類にしっかりと目を通して質問をすることで、管理会社への牽制になりますので、意識的にメリハリをつけると良いと思います。

 

理事長の日常的な仕事

  • 管理員からの勤務日報の確認
  • 点検、工事報告書の確認
  • 管理組合経費の支払いの承認
  • 契約書等の確認
  • 理事会議題の確認
  • 理事会議事録の確認
  • マンション内で事故等が起きた時の管理会社からの報告と相談

 

 

2.マンション管理組合の理事長の定例仕事と年間スケジュール

理事長の大まかな年間スケジュールを紹介します。

 

年間スケジュール

  • 理事長就任後には名義変更書類への署名・捺印
  • 理事長が出席できる日を優先した初回理事会の設定
  • 総会の準備(総会まで3~4ケ月前)
  • 総会資料・引継書などの作成(総会開催月の前月)
  • 総会資料の配付・出欠票提出の呼びかけ(総会開催の2週間ほど前)
  • 総会当日

 

2-1 理事長就任後には名義変更書類への署名・捺印

マンション管理組合の口座は理事長名義です。

口座をたくさん保有している管理組合の理事長は就任早々大変で、前期理事長から、新理事長に名義を変更するため、山のような必要書類に署名・捺印する必要があります。

署名の場合、代筆はNGで理事長自らが記載する必要があります。

 

ココがポイント

理事長に就任するととにかく署名捺印が多いです。正確に表現するなら署名ではなく記名で良い場合が大半なので管理会社に依頼しゴム印を準備してもらうと楽になります。

 

2-2 理事長が出席できる日を優先した初回理事会の設定

初回理事会の日程を決定し、その日に向けて、管理会社のフロント担当と相談して理事会案内、議題のリストアップ、日常のやりとりの方法(電話が良いか、メールが良いかといったこと)などを決めます。

一度、理事会を開催すると前後の流れがわかりますが、まずは見通しとして、次のことを決めておくことをお勧めします。

 

フロントとの相談ポイント

  • 管理員とのやりとりの方法
  • 総会で承認された事業計画、予算に基づき、各案件の実施、検討時期を優先順位付けも含め、年間スケジュールに落とし込む
  • 理事会議題のリストアップの方法
  • 理事会案内の作成、配付の流れ
  • 理事会当日の集合時間(管理会社のフロント担当と事前に理事会の流れを確認しておくと、議事進行がスムーズ)
  • 理事会議事録の作成の流れと署名捺印方法

 

 

2-3 総会の準備(総会まで3~4ケ月前)

今期を振り返り、総会に提案する議題を整理する時期になります。

 

ココがポイント

このタイミングで、総会開催日を決定し、そこから逆算して、総会資料の配付日、どのタイミングで総会資料を作成するのか、来期役員への案内の時期等を決定します。

 

基本的には前年度を踏襲すれば良いので、このスケジュール案は管理会社に作成を依頼しましょう。

ただ、この手の流れは管理会社も慣れたもので、自然とスケジュールが提案されると思います。

 

2-4 総会資料・引継書などの作成(総会開催月の前月)

この時期が最も大変になります。

管理会社からの決算報告や法令に基づく管理事務報告を受ける必要があります。

また、総会資料を確定させる時期ですので、総会資料を作成します。

さらに来期理事会への引継書を準備します。

なお、総会前の理事会では、総会の台本(シナリオ)を確認し、発表パートの役割分担を行います。

 

 

2-5 総会資料の配付・出欠票提出の呼びかけ(総会開催の2週間ほど前)

総会資料が配付されます。

出席票の提出状況を随時気にしながら、総会が成立するように、必要数が集まるまで管理会社と連携して回収に努めます。

特に管理規約の変更といった特別議案がある場合は、気を使わなければなりません。

マンションによっては、役員がフロア毎に持ち回り、未提出の住戸に提出の声掛けをするところもあります。(古き良き団地と表現できるようなマンションです。)

 

 

2-6 総会当日

いよいよ、この日で理事長を退任できます。

台本(シナリオ)に基づき、円滑に総会を運営し、1年前に自分が辿った流れと同じように新理事長にバトン(印鑑等)を渡します。

 

 

 

まとめ 理事長次第で大きく変わるマンション管理組合の活動

理事長になったばかりのときには、仕事もたくさんあり面倒な役割だと思うこともあるでしょう。

一方で理事長となったあなた次第で、管理組合の運営は大きく変わります。

 

理事長であるあなたにはマンションの様々な問題が、望まなくても管理会社から報告されます。

その情報を適切に利用して、課題を解決していくこともできます。(逆に放置することもできてしまいます。)

 

日常的な問題の解決から、修繕積立金の資金計画の作成、宅配ボックスの設置やインターホンを最新のものに交換して、社会情勢に合わせた資産価値を向上させるような取り組みも可能です。

マンションの将来のことを考え、自分のためにも、マンションのためにも、有意義な1年となるように前向きに理事長業務に取り組まれることをお勧めします。

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