マンション管理業界

コロナの影響で中止?マンション管理組合の総会開催と運営や対応方法

誰もいない総会会場の風景

新型コロナウィルス(以下、コロナ)の感染拡大は、社会経済だけでなく実生活にも大きな影響を与えています。

 

マンション管理組合では、これまでは想定もしていなかった事態に、管理組合運営の見直しを余儀なくされ、予定していた総会を中止したマンションや総会を延期して開催方法を工夫しながら乗り切るマンションがあります。

 

本記事では、コロナの影響を受けてマンション管理組合の総会の在り方がどのように変わっているのか、また、その対応方法を紹介します。

※本記事は2020年5月2日の情報を基に記載しています。

 

こんな方におすすめ

  • コロナの影響により総会を開催すべきか悩んでいる管理組合理事長・役員
  • コロナの影響により総会がどうなるかを知りたい管理組合関係者

 

 

 

 

1.コロナの影響を考えたマンション管理組合の総会の開催方法

新型コロナウィルスの影響により、まず最初にマンション管理業界が直面したのが、3密(密閉空間、密集場所、密接場面)の状態となりうるマンション管理組合の総会開催についてでした。

 

区分所有法ではマンション管理組合の理事長は年に1回、総会(集会)を開催して、会計報告等の一定の事務の報告を行う必要が定められています。

そのため多くの管理組合や管理会社は「運営方法を工夫して開催」か「延期」という手法を取っています。

 

 

2.マンション管理組合の総会の運営方法を工夫して開催

多くのマンションは総会を延期するのではなく、運営方法を工夫して開催することを選んでいます。

事例としては300世帯のマンションで役員の出席も含め当日総会会場に集まったのが8名、600世帯のマンションで15名といったように確実に効果が出ます。

 

そもそも、管理組合側が工夫した開催方法をとらなくても、区分所有者の方からすれば「そもそも会場での直接参加は避けたい」という考えの人が多いと思います。

総会を延期しない背景

  • 延期してもいつかは開催しなければならず、それがいつになるかははっきりとわからないこと
  • 管理組合役員は総会の開催まで引き続き役員を担うこと
  • 管理組合の年度予算が定まらない状態で運営を行うこと

 

総会を開催するとなると、3密の対策も含め、どのように開催方法を工夫するかを考えなければなりません。

そこで各管理組合・管理会社は次の観点から工夫を行っています。

 

総会を開催する場合の運営の工夫

  • 総会会場への直接の出席者を減らす工夫
  • 総会会場での工夫
  • 議事進行の工夫
  • 書面総会を開催(現実的でなくお勧めしない)

 

ではそれぞれの具体的な工夫の方法を確認していきましょう。

 

2-① 総会会場への直接の出席者を減らす工夫

総会の開催案内を出すときに次の呼びかけを行います。

そのための前提として、総会質問状を総会資料に同封し、事前に質問があった事項は総会議事録で回答するという対応方法を行います。

より丁寧な管理組合では、総会前に回答書を配付する場合もあります。

 

ココがポイント

総会会場への直接の出席は控えていただき、できるだけ「議決権行使書」もしくは「委任状」で議決権を行使してくだい。また、1世帯複数での参加は控えていただくようにご協力をお願いします。

 

また、総会の執行部側である管理組合役員の出席もある程度限定します。

管理組合では総会を開催した場合、総会議事録の作成が必要となり、議事録には議長(基本的には理事長)と総会に出席した組合員2名が署名押印する定めとなっています。

 

そのため、大型マンションを中心に必要最小限の役員のみ総会に出席することとし、その他役員は「議決権行使書」か「委任状」を提出することで対応します。

具体的な参加者の例としては、「理事長+副理事長+会計理事+書記理事+監事」のみを中心とした出席者で構成します。

 

標準管理規約第49条

 (議事録の作成、保管等)

総会の議事については、議長は、議事録を作成しなければならない。

2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。

 

2-② 総会会場での工夫

集会室が無いマンションや大型マンションで普段は外部に会場を借りて総会を開催しているマンションでは、コロナの影響により会場が閉鎖されているケースがあります。

結果としてマンション内でも外で開催する場合でも、次の点を重視して総会を開催します。

 

チェックリスト

  • 窓や扉は開放状態(時期によってはコートの準備等の服装に関する呼びかけも重要)
  • 座席は2メートル以上の距離をもって配置
  • 会場の出入口にはアルコール消毒を設置
  • やむなくマイクを使用する場合はマイクの受け渡しの際に消毒用のガーゼ等を準備

 

2-③ 総会当日の議事進行の工夫

通常であれば多くのマンションでは、役員の紹介、議案の説明(各理事や管理会社)といった丁寧な説明を行い、議事進行を進めます。

しかし、コロナの影響で開催時間を短くする必要があることから、次の工夫を行います。

当然ながらこのように運営する方針は総会資料に事前に記載しておきます。

 

総会当日の議事進行の工夫

  • 役員の紹介といったことは説明は割愛する
  • 総会資料の説明は議案書を事前配付していることを考慮し必要最小限に留める
  • 質疑は極力控えていただく(禁止とまではしない)

 

 

 

3.現実的でない区分所有法に基づく書面総会の開催

あくまでも一つの方法として紹介します。

区分所有法に基づき、直接顔を合わさなくても総会を成立させる方法があります。

 

しかし、この総会の開催方法には区分所有者全員から書類の提出(100世帯のマンションでは全員から書面の提出が必要)が必要となり、全員が顔見知りのような小規模マンションを除き、現実的ではありません。

 

 

 

4.マンション管理組合の総会を毎年開催している時期から延期

通常総会の開催の時期は区分所有法や各管理組合で定める管理規約で決まっています。

 

コロナの影響により、区分所有法に反して総会を延期することは「法務省の見解」が参考になりますし、その際の手続き等は一般社団法人マンション管理業協会の「新型コロナウイルス感染拡大における通常総会開催に関する Q&A」を参考に対応すれば大丈夫です。

 

 

 

 

まとめ コロナの影響による総会の開催方法や対応

法務省の見解やマンション管理業協会といった団体から発信される情報をもとに、各管理組合が管理会社と協力して、難局を乗り切ろうとしています。

 

総会の対応だけでなく、コロナが終息したときはマンション管理の在り方自体が見直されていることでしょう。

 

本記事が少しでも総会運営の参考になれば幸いです。

 

一日も早くコロナの感染拡大が止まり、普段の日常が取り戻せますように。

 

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